商务信函英文格式范文 商务信函英文格式范文怎么写

      商务信函英文格式范文

      篇一：经典中英文商务信函范文

        12种经典中英文商务信函范文

        第一种、介绍信 Letters of Introduction

        实例之一：

        Dear Mr. / Ms.,

        This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.

        We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate.

        Yours faithfully

  尊敬的先生/小姐，

        现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

        我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。

        您诚挚的

        实例之二：

        Dear Mr. / Ms,

        We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.

        We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.

        Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐，

        我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

        如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。  您诚挚的

        实例之一：

        Dear Mr./Ms,

        Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there. Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest? Yours faithfully,

        尊敬的先生/小姐

        我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于 六月3日下午2：00点拜访您。

        请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

        您诚挚的

       以下为回信范文

        Dear Mr. / Ms,

        Thank you for your letter informing us of Mr. Green’s visit during June 2-7. Unfortunately, Mr. Edwards, our manager, is now in Cairo and will not be back until the second half of June. He would, however, be pleased to see Mr. Green any time after his return.

        We look forward to hearing from you.  Yours faithfully,

        尊敬的先生/小姐

        谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

        希望收到您的来信。

        您诚挚的

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        实例之二：

        Dear Mr/Ms,

        I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday, . I should like to call on you to discuss our new monitor. Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient?

        I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me. If the day is not convenient, will you please suggest another.

        Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐

        我是达拉斯W/P电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我乐于请您商讨我们新的显示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便？

        从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。

          以下为回信范文

        Dear Mr/Ms,

        Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable. We will be happy to meet with you at 9:30 a.m. on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you.  We look forward to meeting you.

        Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐

        我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。

        期待与您见面。

        您诚挚的

        实例之三：

        Dear Mr. / Ms,

        I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.

      I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m. on that day.

        If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.

        Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐

        我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。

        星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。

        对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。

        您诚挚的

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        4. Dear Mr. / Ms,

        Mr. Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.

        I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.

        Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐

        杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。

        是否能来，请告知，多谢。

        您诚挚的

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          以下为回信范文

        Dear Mr./ Ms,  Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30. I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me.

        Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐

        谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。  你诚挚的

        第三种、通知与确认Acknowledgments  Confirmations

        实例之一： 通知对方接到来信Acknowledging receipt of letters

        1. Dear Mr. / Ms,

        hank you for your letter No. A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas. We have passed it on to our Technical Department for their consideration.

        We shall reply as soon as possible.

        Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐

        谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6 UI-4 图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

      我们将尽快回信

        你诚挚的

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        2. Dear Mr/Ms,

        We have today received with thanks information concerning transactions on the New York Wheat Exchange which will be made full use of by our research department.

        We look forward to further cooperation with you.

        Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐

        我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

        期待与你进一步合作。

        你诚挚的

        实例之二： 确认达成的协议 Confirming agreements reached

        3. Dear Mr. / Ms,  Last Friday, when we were discussing the problems of defective containers. You suggested that I simply mail you a report each month on the number of return by customers rather than send the defective containers to you.

        I plan to put this into effect at once. But, I first want to make sure that I understand you correctly. If I don’t hear from you within the coming week, I’ll assume that you approve.  Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐

        上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。

        我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确， 到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为 你没有异议。

        你诚挚的

        4. Dear Mr/Ms,

        We write to confirm our agreement reached during our conversation on 9th June about special discounts on M-S Acoustical Partitions as described on page 8 of our catalogue. These prices will prevail through 30 June.

        Partition dimension Regular Price Each Special price Each  4X4’ US$ 112.75FOB Bern US$98.20 FOB Bern

        4x5’ US$132 115.50

        5x5’ US$152.75 129.85

        We will be happy to receive your order

        Yours sincerely

        尊敬的先生/小姐

        我们写信想确认六月九日谈话中就M-S声音隔板特别折扣达成的协议。这些隔板在我们目录泊第八页有描述。下列价格六月三十日前有效：

        声音隔板规格 每只常规价 每只特别价（12及以上）  4X4’ US$ 112.75FOB 波恩 US$98.20 FOB 波恩

        4x5’ 132 115.50

        5x5’ 152.75 129.85

      我们将很荣幸收到你的定单

        你诚挚的

        5. Dear Mr/Ms,

        As our telephone negotiation this morning was very brief and proceeded so smoothly, I thought it might be advisable to summarize the agreement:

        I offered US$56/kg CIF EMP  You asked for US$60

        I countered US$58/kg

        You accepted the figure

        I look forward to signing the contract when we meet next week.

        Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐

        今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想简单总结一下协议：

        我报价为：US$56/kg CIF EMP，你还价为US$60，我让价为US$58/kg

        你同意这个价格。下周见面时我期待能签订合同。

        你诚挚的

        第四种、 告示 Announcements

        实例之一： 开业 Opening of new business

        Dear Mr. / Ms,

        We have opened at the above address a sales office for our products here in New York. We employ a staff of consultants and a well-trained service department which makes routine checks on all equipment purchased from us.

        We would be pleased if you would take full advantage of our services and favorable shopping conditions.

        We fully guarantee the quality of our products.

        Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐，

        我们已在纽约上述地址为我们的产品开设了一家办事处。我们雇有一个咨询人员和一支受过良好训练的服务队伍，可以为从我处购买的设备进行日常检查。

        如果你能充分利用我们的服务和良好的购物环境，我们会很高兴。我们全面保证产品的质量。  你诚挚的

        实例之二： 建立办事处 Establishment of new branch

        Dear Mr. / Ms,

        Owing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided to open a branch here, with Mr. Wang Lo as manager. The new branch will open on 1st March and from that date all orders and inquiries should be sent to Mr. Wang Lo at the above address, instead of to our London office.

        We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past. We hope the new arrangements will lead to even better results.  Yours faithfully

        尊敬的先生/小姐，

        因在该国贸易额大量增加，我们决定在这里开设一家分支，由王洛先生任经理。新办事处将于三月一日开业，今后所有的订单和询价请按上述地址送到王洛先生那，而不是伦敦办公室。

        篇二：1.英文商务信函写作格式

        英文商务信函写作格式 英文信函分为混合式和齐头式。

        混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。

        齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。  英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

        信头 The heading  信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

        编号和日期 The reference number and the date

        方便以后查信使用。Your ref: （你方编号） Our ref: （我方编号）

        日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998；1，May，1998。

        信内地址 The inside address

        与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。  书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。

        称谓 The salutation

        在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。

        收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.，Mrs.，Miss，Hon，Pres.，Prof.等等。

        开头语The open sentences开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

        正文 The body of the letter

        正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

        结尾语The closing sentences  结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

        结束语 The complimentary close

        英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：

        Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

        签署 The signature

        签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：

        Chairman of the Board of directors，President或Genera1 Manager，Director，Stand Director，Manager，Head of Department，Manageress，

        Head of a Department，Section chief等。

        需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

        （10）、附件 Enclosure

        如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。

        例如： Encls: 2 Invoices

        Enc.: 1 B/Lading

        其它

      商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：  1.写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.字祥，也可在字下划横线表示。

        2.写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。

        3.为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

        4.为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

        5.如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.引导。  对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：

        日期 May,20,1998,收信人 Mach .Welson，  地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,

        注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson

        SCHARFMAN BROS. INC

        CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES

        信头 HEMPSTS Representatives一Importers 292一1750

        Sauco 393 FRONT STREET

        TELEX: 96-7725 HEMPSTED

        NEW YORK 11550

        称呼 Dear Sirs。

        Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。

        信文：

        We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。

      P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。

        信尾谦称 Very truly yours，

        公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC.

        签 字

        写信人姓名 Michael Seharfmah  附 件 Encl. One

        样信一：

        1、收信人的邮箱

        2、发信人的邮箱

        3、写信日期：写日期时，请注意以下几点：

        a. 年份要写完整，不能用03代替2003。

        b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可

        以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

        4、时间

        5、主题  6、称呼

        7、正文

        8、结束语

        9、签名

        10、联系方法：

        这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。写地址要注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。

        篇三：商务函电范文

        商务函电范文（中英文对照哦）  第一部分：

        1. 请求建立商业关系

        2. 回复对方建立商业关系的请求

        3. 请求担任独家代理

        4. 拒绝对方担任独家代理

        5. 同意对方担任独家代理

        6. 借引荐建立业务关系

        7. 邀请参观贸易展览会

        8. 与过去有贸易往来的公司联系

        9. 确认约会

        10.感谢客户订货  11.向长期客户推销新产品

        12.为商贸指南兜揽广告

        13.请求客户作推荐人

        14.通知客户价格调整

        15.说明价格调整原因

        16.回复感谢信

        17.请客户征询其它公司

        18.改善服务

        19.拒绝客户的要求

        20.应付难办的客户

      21.祝贺新公司成立  22.非正式的预约要求

        23.物色代理商

        24.欢迎新代理商

        25.要求约见

        26.拒绝约见

        27.同意约见

        28.欢迎新客户

        29.终止商业关系

        A1.第一次询价

        A2. 答复第一次询价

        A3钢螺钉询价  A4答复钢螺钉询价

        A5.询问盘子价格细目

        A6.索取样品和询价

        A7 索取临时发票

        A8 寄送临时发票

        A9提供代用品报价

        A10订购商品

        A11开具所需商品单并要求尽快装运

        A12确认订货

        A13要求按订货单发货

      A14无法供货  A15拒绝订货

        A16再次订货

        A17拒绝接受再次订货

        A18拒绝特别订货要求

        A19招标

        A20要求按期发货

        A21收到订单及供货安排

        A22原订单与现价有出入

        A23通知需延期交货

        B1 报实价

        B2主动报价  B3敦促买主接受报价

        B4还价

        B5拒绝还价条款

        B6对价格作出让步

        B7加价前作出优惠

        B8提出降价要求以便订货

        B9订货前说明要求降价原因

        B10再次要求削价

        B11对议价信件的回复

        B12同意削价并附价格单

      B13不同意削价并进行解释和说服  B14婉言拒绝降价要求

        C1寄送销售合同

        C2寄送销售确认书

        C3确认购货

        C4买卖成交

        C5寄回连署文件

        C6建议用信用证付款

        C7答复用信用证付款的建议

        C8要求分期付款

        C9答复分期付款的要求

        C10要求直接付款  C11答复直接付款的要求

        C12说明付款条件

        C13要求修改付款条件

        C14同意修改付款条件

        C15要求按承兑交单付款

        C16答复按承兑交单付款要求

        C17要求开立信用证

        C18要求

      认可信用证

        C19修改信用证

        C20延长信用证期限C21消除误会

        C22要求付清余款

        C23要求提供信用资料

        C24拒绝特别贷款

        C25拒绝赊销

        C26按现金提货方式订货

        C27催缴通知

        C28过期帐项的催款单

        C29延迟付款

        C30通知逾期缴交帐款

        D1说明标记要求  D2说明包装要求

        D3催促装运安排

        D4装运通知

        D5要求早日装运

        D6介绍集装箱服务

        D7建议部分装运

        D8通知部分装运

        D9介绍集装箱装运

        1、 请求建立商业关系

        Rogers Chemical Supply Co. 10E.22StreetOmaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo