单位间告知函范文书面告知函 单位告知书格式范文

      单位间告知函范文书面告知函

        告知书

        XX单位:

        为了管理的需要,请贵公司要求住我公司宿舍的员工配合我公司宿舍管理的规定,出入必须佩戴员工卡.如有不遵守者,我司将通知贵公司安排该员工另住他处.(类似的话语)

        特此告知

  书面告知函一般包括：首部、正文、结尾、结束语、结尾落款五个部分。

        一、首部

        一般写明告知函的标题、主送单位名称。

        二、正文

        正文一般分成开头、正文两个部分。开头一般写明函件的主题原因。正文再对主题进行详细的解释说明。  

        三、结尾

        一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函等。

        四、结束语

        通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

          五、结尾落款

        落款一般写明发文单位名称、发文时间。

        函件的作用：

        “函”有下列三方面的作用：

        (一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导。

          (二)询问和答复问题。如天津市民政局向 ___门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及 ___对此问题的答复，都是用“函”的形式。

        (三)向有关主管部门请求批准。如《 ___关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的。

        告知函和答复函十分接近.它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题,而告知函则是告知对方有关情况。告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.  

        通知函，是转发同级或不相隶属机关公文，印发上级或本级机关有关公文，批转下级机关公文，传达上级机关指示，任免和聘用干部，发布法规和规章，以及要求下级机关办理、执行或周知事项的公文。

        告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.

        一、写法  

        （一）标题

          函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。

        （二）正文

          1．开头。写行文的缘由、背景和依据。  一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。  复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。  2．主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。  函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。  ⒊ 结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。

        本段二、注意问题

          1．注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。  2．开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。  3．一文一函，简洁明了。  4．语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。

        本段三、举例

        例一

          告知函  敬启者：  我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第816号单交货之重要，务心将货物于四月三十日前运达。  货物虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾。  发函者  

        例二

          告知函   

        敬启者：   

        贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即于八至十天内制伯完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民 ___中国银行开出不可撤消信用证时付款。  我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结帐任据。   

        敬上   

        发函者

        .它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题,而告知函则是告知对方有关情况。告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.  函的结构和写法  （一）标题  函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。  （二）正文  1．开头。写行文的缘由、背景和依据。  一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。  复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。  例一：  告知函  敬启者：  我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第816号单交货之重要，务心将货物于四月三十日前运达。  货物虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾。  发函者  例二：  告知函  敬启者：  贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即于八至十天内制伯完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共各国中国银行开出不可撤消信用证时付款。  我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结帐任据。  敬上  发函者  联系函范例  例一：  联系函  敬启者：  信用证修改事项说明如下：  根据我方收到的信用证，其付款规定为见票120天付款。但是我方所需要的，是见票即付信用证。此项规定已获贵方同意并在贵方订单上明确记载。因此，请贵方按单内说明修改。货物将于本月二十交运，敬请贵方依照我方要求立即修改。  敬上  发函者  例二：  联系函  敬启者：  贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季节性贸易不景气，造成我方顾客付款极度缓慢。  此种原因，致使本公司暂时不便清偿货款总额。今天通过中国银行，本公司以电报发出，贵方可在一两天内收到。本公司希望贵方能了解我方困境并给我方以协助。

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